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DSGVO & GoB KONFORM
E-Mail-Archivierung
Wir bieten Ihnen eine rechtssichere Lösung nach GoB & DSGVO!
Bereitgestellt als Full Managed Service aus der Cloud.
Rechtssichere E-Mail-Archivierung – einfach und unkompliziert…
E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie kann für viele Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit darstellen. Geltende, rechtliche Anforderungen können grundsätzlich nicht ohne eine technische Lösung erfüllt werden. Besonders der rechtliche Aspekt der Archivierung ist sehr vielschichtig. Weiterhin fehlt es an zwingend vorgeschriebenen Methoden, die rechtlichen Anforderungen einzuhalten. MADE IN GERMANY
Wussten Sie das?
Laut Gesetz ist jedes Unternehmen zu einer rechtssicheren Archivierung verpflichtet.
Ein Irrtum – Microsoft Exchange Online archiviert doch auch E-Mails rechtssicher!
Die angebotene Erweiterung „Exchange Online Archivierung“ von Microsoft klingt verlockend und zudem günstig. Doch leider wird der angebotene Dienst von Microsoft hier missverstanden. Es handelt sich lediglich um ein »Ablage-Archiv«, wenn das eigene Postfach die Grenze von 50 GB, oder 100 GB erreicht hat. Mit diesem Add-on hat man dann die Möglichkeit, ältere E-Mails in einem eigenen Archiv abzulegen und somit sein eigenes Postfach zu entlasten.
Diese Methode hat jedoch nichts mit einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung nach den Regeln der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßen Buchführung) zu tun.
Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend, da dies den Anforderungen an die (jederzeitige) maschinelle Auswertbarkeit nicht genügt. Weiterhin stellt eine Langzeitarchivierung im verwendeten E-Mail-System keine geeignete Lösung dar, da die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit (insbesondere Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit) schwerlich erfüllt werden können.
Unser mailarchiv-System ermöglicht die zuverlässige Einhaltung aller relevanten rechtlichen Vorgaben bei der Archivierung von E-Mails. Dies wird einerseits durch regelmäßige Zertifizierungen, andererseits durch ein umfassendes Technologiekonzept gewährleistet.
Archivierung mit unserem mailarchiv-System in der Cloud ist easy!
Mit unserer mailarchiv-Lösung können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt das mailarchiv-System Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Unveränderbarkeit, Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, einer Windows-Software oder über Web Access (Browser) auf ihre E-Mails zugreifen und diese schnell mithilfe einer Volltextsuche durchsuchen.
Unsere eingesetzte Softwarelösung hat sich über viele Jahre hinweg und durch den erfolgreichen Einsatz bei über 60.000 Kunden zu einem weltweiten Standard für die E-Mail-Archivierung in Unternehmen entwickelt.
Vorteile für Sie…
Rechtliche Sicherheit
Jede E-Mail durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Dies kann nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung sichergestellt werden.
Vollständiger Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte Outlook Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Mithilfe unseres Archive-Service können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.
Absolute Vertraulichkeit Ihrer Daten
Obwohl wir als Service Provider für die Speicherung Ihrer Daten und die Wartung Ihres Archivs verantwortlich sind, haben wir keinen unmittelbaren Zugriff auf dessen Inhalt. In anderen Worten: Wir administrieren das verschlüsselte Archiv „von außen“ und benötigen dabei keinen Zugriff auf Ihre vertraulichen Daten.
Komfortabler und schneller Zugriff
Alle Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese rasant durchsuchen. Weiterhin bietet der Archiv-Service eine Windows-Software, einen Web-Access über den Internetbrowser und ein Mobile Web-Access für Smartphones und Tablets.
Vermeiden Sie hohe Kosten für Technik und Wartung
Mit unserem mailarchiv-System können Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt „Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung“ auf ein Minimum reduzieren.
Wir begleiten Sie fachkundig und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen fortan für Sie den Betrieb des Archivs als Managed Service.
- Monatliche und nutzungsabhängige Kosten statt hoher Investitionskosten
- Sie müssen weder Hardware anschaffen noch zusätzliche Software kaufen
- Wir planen die Lösung individuell nach Ihren Anforderungen
- Wir übernehmen den Betrieb und die Wartung der Archivierung
- Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server und Storage-Ressourcen bereitstehen