E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Die rechtliche Grundlage
Warum Papier und Ausdrucke nicht genug sind!
E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Die rechtliche Grundlage
Warum Papier und Ausdrucke nicht genug sind!
Immer wieder kommt die Frage auf: Was ist die rechtliche Grundlage der E-Mail-Archivierung?
Warum muss ich das als Unternehmen eigentlich tun?
Die rechtliche Grundlage der GoB verlangt, dass Unternehmen Ihre E-Mails mit einer geprüften E-Mail-Archivierung archivieren!
Im Folgenden möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick dazu geben.
Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung
Die Archivierung von E-Mails ist in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben, und für Unternehmen ist es wichtig, ein rechtskonformes System zu unterhalten.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verlangen, dass Unternehmen in der Lage sind, Wirtschaftsprüfern & Finanzprüfern digital einsehbare und abrufbare E-Mails zur Verfügung zu stellen. Dabei muss der Prüfer die Möglichkeit haben, die Daten digital durchsuchen und auswerten zu können. Papier und Ausdrucke reichen für diesen Zweck nicht aus.
Unternehmen müssen ihre E-Mails digitalisieren, um diesen Anforderungen nachkommen zu können und damit rechtskonform zu sein.
Digitaler Abrufprozess
Der digitale Abrufprozess muss sorgfältig konzipiert sein, damit Unternehmen bei Bedarf schnell und einfach auf E-Mails zugreifen können.
Dieser Prozess sollte auch ein sicheres System zur Speicherung von E-Mails umfassen, auf das ein Prüfer rechtzeitig zugreifen kann. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme sicher sind und dass die E-Mails sicher gespeichert und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften abgerufen werden können.
Microsoft Exchange Online Archiving (EOA) und die rechtssichere Archivierung
Viele Kunden berichten immer wieder, dass Sie das Microsoft Exchange-Online-Archiv gebucht und die Anforderungen an die rechtskonforme Archivierung nun erfüllt haben. Das Exchange-Online-Archiv wird genutzt, wenn die eigene Postfachgröße von 50 GB, bzw. 100 GB erreicht ist. Durch das Online-Archiv wird der eigene Postfach-Speicherplatz durch automatische Verschiebe-Regeln freigeräumt. Letztlich wird jedoch nur eine neue Postfach-Datei erzeugt und die E-Mails dorthin kopiert.
Die E-Mails im Archiv-Postfach können gelöscht oder bearbeitet werden und sind somit nicht rechtssicher und unveränderbar archiviert. Die Anforderungen an die rechtliche Grundlage der E-Mail-Archivierung können so nicht erfüllt werden.
Sichere Speicherung und Abrufbarkeit - ein Fokus für die rechtliche Grundlage der E-Mail-Archivierung
Die sichere Speicherung und Abfrage von E-Mails ist für Unternehmen unerlässlich, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Unternehmen müssen über Systeme verfügen, die sicherstellen, dass E-Mails sicher gespeichert und bei Bedarf schnell abgerufen werden können. Außerdem sollten Unternehmen über Verfahren verfügen, mit denen sie ihre E-Mail-Systeme regelmäßig überprüfen können, um sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten.
Gleichzeitige Sicherung Ihrer E-Mail-Daten - kein Datenverlust bei ausgeschiedenen Mitarbeitern
Ein E-Mail-Archivierungssystem hat neben seiner eigentlichen Funktion noch einen entscheidenden Mehrwert für Unternehmen. Da alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch archiviert werden, stellt dies eine vollständige Sicherung Ihrer E-Mail-Daten dar. Es ist kein zusätzliches Backup-System für E-Mails notwendig. Gleich ob eine E-Mail versehentlich gelöscht wird, oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Gelöschte E-Mails lassen sich schnell und einfach wiederherstellen. Komplette Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter können anderen Kollegen oder Nachkommen unkompliziert bereitgestellt werden.
Dies schafft Zeit- & Kostenersparnis für die IT-Abteilung. Es muss nicht geklärt werden, wo E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern gesichert werden sollen, oder wie diese E-Mails Nachfolgern bereitgestellt werden können. Auch können Postfächer nach dem Ausscheiden direkt gelöscht und die Postfach-Lizenzen weiterverwendet werden.
Dies ist zwar nicht Bestandteil der rechtlichen Grundlage zur E-Mail-Archivierung, stellt aber einen gewollten positiven Nebeneffekt dar und löst gleichzeitig eine andere Aufgabe zum Backup von Daten.
Kosteneinsparungen - Vorteile der rechtssicheren E-Mail-Archivierung
Durch die digitale Archivierung von E-Mails können Unternehmen Kosten für die Aufbewahrung und den Druck von Papier einsparen. Außerdem verkürzt die digitale Archivierung von E-Mails die Zeit, die mit dem Ablegen und Abrufen von E-Mails verbunden ist, und macht den Prozess schneller und effizienter.
Die digitale Archivierung stellt zudem sicher, dass alle E-Mails sicher gespeichert und zugänglich sind, was für die Unternehmen ein zusätzliches Maß an Sicherheit bedeutet.
Lesen Sie auch zum Thema - E-Mail-Archivierung in Unternehmen I die rechtliche Grundlage
Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails – von Max-Lion Keller LL.M. (Rechtsanwalt für IT-Recht)
Häufig gestellte Fragen
Welche Fragen sind für dich relevant?
Warum müssen E-Mails archiviert werden?
Neben den rechtlichen Anforderungen der GoB (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung) dient eine E-Mailarchivierung auch der Beweismittelsicherung und der Nachverfolgung von Geschäftsaktivitäten.
Insgesamt dient die Archivierung von E-Mails also dazu, die Transparenz, Rechenschaftspflicht und Effizienz in Geschäftsprozessen zu gewährleisten, gleichzeitig rechtliche Anforderungen zu erfüllen und geschäftskritische Informationen zu schützen.
Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?
Die eingehende oder ausgehende E-Mail wird als Kopie direkt an das Archivierungssystem gesendet. Erst danach wird die E-Mail an das Postfach des Empfängers zugestellt. Nur so kann gewährleistet werden, dass die E-Mail unverändert war, bevor diese archiviert wurde und erfüllt somit die rechtlichen Anforderungen.
Ist E-Mail-Archivierung rechtssicher gegenüber dem Finanzamt?
Eine Lösung zur E-Mail-Archivierung muss die Anforderungen an die DSGVO und GoB erfüllen. Die von uns eingesetzte Lösung ist "Made in Germany", wird von Deutschland gehostet und wurde von unabhängigen Instituten geprüft und bestätigt, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.
Wo finde ich meine archivierten E-Mails?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie auf Ihr E-Mail-Archiv zugreifen können. Dies kann direkt im Outlook, mit einem Plugin, oder über eine gesicherte Webseite im Browser erfolgen.
Kann ich eure Lösung zur E-Mail-Archivierung testen?
Was kostet mich eine E-Mail-Archivierung?
Wenn Sie eine Archivierungslösung selbst betreiben wollen, fallen Kosten für Servertechnik, Software-Lizenzen und technisches Personal an.
Wir bieten unsere Kunden die E-Mail-Archivierung als Full Managed Service an. Somit müssen Sie sich nicht um Technik, oder Wartung kümmern. Sie zahlen lediglich eine monatliche Nutzungsgebühr pro Postfach und bleiben somit flexibel.
Das Fazit der rechtlichen Grundlage für E-Mail-Archivierung
Die Archivierung von E-Mails ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um eine effektive Datenverwaltung, den Schutz sensibler Informationen, den Zugriff auf wichtige Daten und eine schnelle und sichere Entscheidungsfindung zu gewährleisten.
Gleichzeitig erfüllen Sie mit einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung alle Anforderungen der Ämter und Wirtschaftsprüfern. Unternehmen, die die Vorteile einer guten E-Mail-Archivierung nicht nutzen, setzen sich einem hohen Risiko aus, das zu Problemen bei der Datenverwaltung und -sicherheit führen kann. Ein effektives und professionelles E-Mail-Archiv kann eine wertvolle Investition für ein Unternehmen sein.
Als Geschäftsführer oder IT-Verantwortlicher ist es notwendig, die Bedeutung von E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen zu erkennen, um in einer digitalisierten Geschäftswelt erfolgreich zu sein.
Das Fazit der rechtlichen Grundlage für E-Mail-Archivierung
Die Archivierung von E-Mails ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um eine effektive Datenverwaltung, den Schutz sensibler Informationen, den Zugriff auf wichtige Daten und eine schnelle und sichere Entscheidungsfindung zu gewährleisten.
Gleichzeitig erfüllen Sie mit einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung alle Anforderungen der Ämter und Wirtschaftsprüfern. Unternehmen, die die Vorteile einer guten E-Mail-Archivierung nicht nutzen, setzen sich einem hohen Risiko aus, das zu Problemen bei der Datenverwaltung und -sicherheit führen kann. Ein effektives und professionelles E-Mail-Archiv kann eine wertvolle Investition für ein Unternehmen sein.
Als Geschäftsführer oder IT-Verantwortlicher ist es notwendig, die Bedeutung von E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen zu erkennen, um in einer digitalisierten Geschäftswelt erfolgreich zu sein.
da.web ist der erfahrene und professionelle Ansprechpartner
bei allen Belangen rund um das Thema
der rechtlichen Grundlage zur E-Mail-Archivierung.
Wir sind der erfahrene und professionelle Ansprechpartner
bei allen Belangen rund um das Thema der rechtlichen Grundlage zur E-Mail-Archivierung.
Möchten Sie mehr zum Thema erfahren? Fragen Sie uns unverbindlich und direkt an!
da.web ist ein IT-Unternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, Unternehmen aller Größen und Hintergründe bei der Verwaltung ihrer digitalen Anforderungen zu unterstützen.
Wir bieten sichere E-Mail-Lösungen, Cloud-Services, Anwendungsentwicklung und Prozessautomatisierung – damit sich unsere Kunden auf das Tagesgeschäft konzentrieren können, während wir uns um die Technologie dahinter kümmern. Unser Ziel ist es, Unternehmen mit modernsten Technologien auszustatten, die es ihnen ermöglichen, in einer technologischen Welt zu konkurrieren, ohne dabei auf Sicherheit oder Datenschutz zu verzichten.
Wir streben nach Spitzenleistungen, indem wir zuverlässige, sichere und effiziente Dienste anbieten, die nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch Kosteneinsparungen ermöglichen, damit sich unsere Kunden auf das Wesentliche konzentrieren können – ihre Kunden.
Unsere Vision ist es, ein weltweit führender Anbieter innovativer digitaler Lösungen zu werden, der einen hochwertigen Kundenservice und fortschrittliches technisches Know-how zu wettbewerbsfähigen Preisen bietet.
da.web ist ein IT-Unternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, Unternehmen aller Größen und Hintergründe bei der Verwaltung ihrer digitalen Anforderungen zu unterstützen.
Wir bieten sichere E-Mail-Lösungen, Cloud-Services, Anwendungsentwicklung und Prozessautomatisierung – damit sich unsere Kunden auf das Tagesgeschäft konzentrieren können, während wir uns um die Technologie dahinter kümmern. Unser Ziel ist es, Unternehmen mit modernsten Technologien auszustatten, die es ihnen ermöglichen, in einer technologischen Welt zu konkurrieren, ohne dabei auf Sicherheit oder Datenschutz zu verzichten.
Wir streben nach Spitzenleistungen, indem wir zuverlässige, sichere und effiziente Dienste anbieten, die nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch Kosteneinsparungen ermöglichen, damit sich unsere Kunden auf das Wesentliche konzentrieren können – ihre Kunden.
Unsere Vision ist es, ein weltweit führender Anbieter innovativer digitaler Lösungen zu werden, der einen hochwertigen Kundenservice und fortschrittliches technisches Know-how zu wettbewerbsfähigen Preisen bietet.
Projektbegleitung vom Entwurf bis zur Nachkontrolle.
In jedem Projekt, egal ob Hardware, Software, Programmierung oder Migrationen arbeiten wir für Sie in unserem 4-Säulen Prinzip.
Entwerfen
Jede neue Anforderung oder Verbesserungsvorschlag beginnen bei uns mit einer Besprechung.
Planen
Danach planen wir den Soll-Zustand und entwerfen zur Umsetzung ein Pflichtenheft und Aufgabenlisten.
Umsetzung
Wir installieren die Hard- & Software, oder entwickeln die neuen Module, Programme oder Anpassungen.
Testen & Schulung
Zum Schluß testen wir die neue Technik oder die Anpassungen im realen Betrieb und verfeinern diese.
Was können wir für Sie tun?
Wenn es um die folgenden Themen geht, sind wir Ihr Ansprechpartner!
Anwendungsprogrammierung
Schnittstellen-Tools, Intranet- & Warenwirtschaftprogrammierung, Webseiten und Browser-Anwendungen.
Management Cloud Security
Spam- & Virenschutz-Systeme, Schutz vor Phishing & Geschäftsführer-Trick-Emails (CEO-Fraud), rechtssichere E-Mail-Archivierung.
IT-Beratung
Erstellung von IT-Strategien, Effizienteren Arbeiten; Beratung zu IT-Migrationen, Softwareeinführungen, Automatisierung & Cloud-Computing.